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Actualización programada - Release 15.2.0

Cuando: 

El Viernes 24 de Julio en horas de la noche, a partir de las 23 hrs. (CL)

¿Qué estamos agregando?

 

Usuarios

Se agrega cuadro de dialogo para reconfirmar la desactivación de un usuario

 

               

 

 

Se agrega pop-up de aviso de desactivación al ser un usuario que  es encargado comercial de X cliente/s

 

  
         

 

 

Nuevos campos en Clientes

Permite seleccionar un giro de cliente o poder escribir un texto libre:
Al crear/ editar (admin. Sistema --> Clientes) un cliente tendremos 2 nuevas funcionalidades:

Agregar un Giro:Ahora podremos agregar un giro para nuestro cliente

 

 

Agregar un Texto libre: Ahora podremos escribir un texto libre dentro de los datos de facturación de un cliente, texto que se verá directamente reflejado en la factura.

 

 


El texto escrito en el campo glosa factura se verá reflejado al momento de emitir una factura:

 

El texto del campo Glosa factura se puede editar en la pantalla de emisión de factura para la liquidación correspondiente, luego de esto, el texto aparecerá en el Excel descargable del cobro, tal y como muestra la imagen a continuación:

 

**También es posible configurar el campo para que aparezca en el PDF y WORD de la factura, para esto debe hacer la solicitud a:  soporte@lemontech.cl**

 

 

Aplicar trámites automáticos y programar una liquidación.

1-Desde ahora podrás generar tus liquidaciones con uno o mas trámites (paquete de trámites) que se sumarán al cobro de manera automática. Los trámites configurados aparecerán automáticamente al generar la siguiente liquidación para el cliente de interés.

2- Con esta nueva actualización será posible programar la generación de liquidaciones para los distintos clientes. Es necesario indicar una fecha de inicio, el espacio de tiempo en el cual se generarán las liquidaciónes y la cantidad de veces (numero de periodos )

Para hacer esto debes dirigirte a la edición del cliente o asunto cobrado de forma independiente, una vez ahí ir al apartado de datos de tarificación, seleccionar tarifa plana (FLAT FEE) y posteriormente veremos la siguiente pantalla:

 

En este nuevo apartado, "Liquidaciones Programadas", encontraremos en la parte superior la zona de programación de liquidaciones y en la parte inferior la zona de trámites automáticos. A continuación veremos un ejemplo de la usabilidad de estas 2 nuevas características:

Así se configura el contrato:
unnamed

Así queda el cobro generado:
unnamed-1

Así se ve el borrador:
unnamed-2

 

 

Ampliación en Rol de cliente

Ampliamos la cantidad de caracteres disponibles en el Campo ROL del cliente de 20 a 50 caracteres, de modo que no se pierda información en la factura.

 

Mejora en listado de Asuntos.

Desde Admin. Sistema--->Asuntos

 

 

Al descargar el reporte Excel (imagen anterior) desde asuntos se puede agregar  una columna al final del reporte llamada Cobro Independiente, en donde la idea es:

 Si el contrato del cliente es distinto al contrato del asunto entonces se le asigna el valor "SI" a cobro independiente, de lo contrario es asignado el valor "NO".

 

                             

 

Cambio De Cliente en Asunto

En el mercado actual es comun encontrar la siguiente situación :Cada vez que una Persona Natural quiere formar una sociedad, contacta a un estudio para iniciar el trámite. Este estudio de abogados realiza una serie de trabajos y trámites asociados a la Persona Natural, sin embargo, una vez creada la sociedad, todos esos trabajos deben ser cobrados a la Sociedad (Persona Jurídica recién creada).

Ahora the Time Billing permite que el usuario pueda ir a la edición de asunto y cambiar el cliente al cual está asociado. Con este nuevo desarrollo podrás, por ejemplo, facturar a un Cliente (Persona Jurídica) todos los trabajos, trámites, gastos, etc, realizados a otro Cliente (Persona Natural).

 

Desde Admin.Sistema---> Asuntos, luego de elegir el asunto de interés y seleccionar el lapiz de edición (ver imagen siguiente).

Podrás seleccionar a otro cliente y de esta forma trasladar el asunto y todos los conceptos asociados a un nuevo cliente. Para hacer esto, deberás accionar el botón de edición, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

**Es requisito que el asunto no tenga ningún registro de hora, trámite, gasto o adelanto asociado a un cobro, de lo contrario el sistema no mostrará una alerta del siguiente tipo:
 **

 

 

Revisar Horas

Se mejora notablemente la funcionalidad de la pantalla Revisar Horas

 

 

Ahora, además de generar el excel con el listado de los trabajos, es posible descargar un PDF con datos agrupados según los filtros aplicados por el cliente.

 

 

Para poder visualizar el botón   , es prioritario tener en cuenta lo siguiente:
- Es necesario seleccionar un rango de fechas, por ejemplo:

      

**El rango de la fecha tiene que ser menor a 1 año calendario**


- Luego de seleccionar rango de fechas, es necesario seleccionar al menos uno de los siguientes filtros: Cliente, usuario o encargado comercial.

Una vez ingresados los filtros de interés, el sistema mostrará el botón de descargar listado agrupado, al presionarlo podremos agregar las opciones de visualización del PDF


            
     
 Podremos agrupar el listado por abogado o cliente, mostrar los valores en horas trabajadas o en horas facturables y mostrar ese valor en alguna de las monedas utilizadas por el estudio.

**agrupar por socio tiene el orden jerárquico más grande, se refiere al socio a cargo del cliente**

                               

En el ejemplo de la imagen se seleccionaron los trabajos realizados por el usuario Camilo Clerc y al generar el reporte se eligió agrupar por cliente y mostrar las horas trabajadas junto con su valor facturado en dólares.

 

 Mejora en rendimiento de revisar horas

Gestión-->Revisar Horas:

Antes cada vez que se filtraba por un campo específico, por ejemplo encargado comercial o responsable asunto, en un rango de fecha específico, al editar 1 trabajo, se perdía el filtro en cuestión  haciendo muy engorrosa la revisión. Eso queda totalmente solucionado, ya no se pierden los filtros puestos en la búsqueda. 

 

Mejora en edición masiva de cobros
Anteriormente, al intentar editar trabajos de forma masiva,pertenecientes a distintos asuntos, el sistema forzaba a que se seleccionara un asunto, seteándolo a todos los trabajos.

Ahora se puede editar trabajos con distintos asuntos, sin seleccionar un asunto específico, lo que permite editar trabajos masivamente sin que pierdan su asunto.
(Gestión--->revisar Horas, seleccionar  varios asuntos, al editar verán la mejora).

 

Mejora Reporte (XLS) en revisar horas

 Ahora en el reporte  de revisar horas, podemos ver 2 columnas más, duración castigada y estado de la hora.

Dónde:
  - Duración castigada = Diferencia de horas entre columnas 'Duración' y 'Duración Cobrada'
  - Estado de la Hora = Estado del cobro (Sin Cobro- en revisión- Emitido, etc.)

 Además Ahora puede ordenar el listado según las necesidad del estudio .Se puede asignar un orden por defecto según razón social, fecha documento, datos del documento, socio a cargo, número de liquidación y estado, este orden se mostrará en forma ascendente o descendente según el campo de orden y la necesidad del estudio.

**Para esto debe hacer la solicitud a:  soporte@lemontech.cl**

Nuevo filtro en seguimiento de liquidaciones

Antes solo se podía filtrar por grupo cliente en la pantalla de pre-liquidaciones, ahora es posible hacerlo desde seguimiento de liquidaciones, donde fue agregado el nuevo filtro

(Facturación--->Seguimiento de Liquidaciones)

 

 

 

Adelantos

Módulo de adelantos corregido y en uso. Los adelantos serán ofrecidos al momento de pagar una liquidación (generar factura) de modo de ser descontado del monto total cobrado.

Se podrán utilizar adelantos bajo los siguientes parámetros:

Adelanto

Documento o cobro

Para el pago de gastos

solo gastos

Para el pago de honorarios

solo honorarios

Para el pago de gastos y honorarios

solo gastos, solo honorarios o gastos y honorarios

**Si el adelanto no indica un tipo, no se ofrecerá para ser utilizado.**
**El adelanto debe tener el mismo asunto que el cobro**

La forma de crear un adelanto es:

Ingresamos en Facturacion--->Adelantos y luego en agregar adelantos:

 

Luego de aceptar se desplegará la siguiente vista:

En la siguiente imagen se muestra la forma de editar un adelanto (Primer adelanto) y la manera en que podemos eliminar un adelanto (adelanto número 2):

 

 

 

La forma de utilizar el adelanto será:

Pagar en emisión 

Al emitir un cobro o una factura (módulo facturación), se verificará si cumple con las condiciones para utilizar un adelanto, si tiene adelantos disponibles mostrará un dialogo donde pregunta:

¿Desea utilizarlos para saldar? (Cobro o Factura)

 

 ** Si no requiere utilizar adelantos en la factura puede hacer clic en cancelar y la factura se generará sin adelantos**

Al aceptar se despliega una ventana con la lista de adelantos que hayan cumplido las condiciones previas y deberá elegir el adelanto que utilizará para abonar o saldar el monto del cobro o factura:

 

Este Adelanto se verá reflejado tal cual vemos un pago parcial o total en la pantalla de pagos, donde se especificará el número de adelanto:

 

**Puede utilizarse un adelanto en una moneda distinta del cobro y se tomará el tipo de cambio del día para hacer la conversión**

 

Datos de Tarificación (Descuentos en Tarifa escalonada)

Ahora es posible visualizar el detalle de escalones desde la liquidación, tanto desde la creación/emisión de una liquidación como posteriormente en el detalle.

  1. Creando una liquidación

Cuando se está creando una liquidación aparece en el sector del monto de honorarios aparece un botón para ver el desglose:

                          

Al hacer clic sobre este, se puede ver el detalle de escalones y como este afectó al monto de honorarios.

                

  1. Emitiendo una liquidación

Luego en la liquidación emitida este mismo desglose puede verse haciendo click en el mismo botón. 

Ahora, aparece un cuadro más completo incluyendo también el descuento que se realizó en la liquidación propiamente tal, de manera de obtener toda la trazabilidad del monto de honorarios:

       

  1. Excel, Nota y Cartas de cobro de una liquidación

También es posible ver la tabla de desglose de escalones en la nota de cobro y en el Excel de la liquidación:

                 

  1. Excel de liquidación: Podrán verse los totales del descuento por concepto de Escalones:

                     

 

Excel Factura

En el  Excel que se descarga a través de facturación--->Factura se puede asignar un orden por defecto según razón social, fecha documento, datos del documento, socio a cargo, número de liquidación y estado, este orden se mostrará en forma ascendente o descendente según el campo de orden y  la necesidad del estudio.

** Para esto contactarse con soporte quienes activarán la configuración respectiva**

 

Fecha de anulación de factura

Se adiciona un hint de fecha al lado del estado anulado en la pantalla de factura, que muestra la fecha en que fue anulada. En el módulo de facturación--->factura , al momento de  filtrar los documentos tributarios que estén en estado “anulado” y editarlos, podrán visualizar la fecha en que fue anulado el documento :

 

Fecha de vencimiento factura

En el Word de facturas se puede ver la fecha de vencimiento del documento tributario, tal como muestra la siguiente imagen:

 

Descuentos a nivel de factura:

 Permite visualizar el descuento, que se aplicó en la liquidación, en la factura. Esto se realiza viendo cuánto incide el monto de la factura en la liquidación y prorrateando dicho descuento. Al igual que en Descuento por escalones, se puede visualizar el descuento al pinchar sobre el botón al lado del monto de honorarios en la emisión de una factura.

  1. Emitiendo una Factura

Al momento de emitir una factura, el funcionamiento acostumbrado no cambia, ya que se sigue trabajando con los montos netos:



Sin embargo, al momento de crear/editar la factura, se puede ver mediante el mismo mecanismo antes utilizado, el detalle del monto de honorarios:

El descuento que aparece corresponde al prorrateo solicitado por el cliente descuento_liquidación * (monto_facturado / monto_liquidado), y se calcula el monto bruto (o subtotal):

En otra factura por 1000:

 

  1. PDF de una Factura

También se agregó la posibilidad de configurar la factura PDF para visualizar la información del descuento de honorarios y el bruto calculado:

  1. Excel de Facturas y FacturaPago

Se agregó la misma información de Descuento y Bruto Honorarios (Subtotal Honorarios) a los 2 reportes XLS de Facturas y FacturaPago:



 

  1. Mejora la Vista de descuentos en el cobro y factura

Se propone incorporar el concepto de SUBTOTAL .De esta manera cuando exista un descuento se podría presentar así:

En el cobro:

En la factura:

De esta manera siempre se puede mostrar el monto que realmente se le estaba facturando al cliente y el descuento que se aplicó.

 

Nuevo Filtro en módulo de biblioteca

Al acceder al módulo de biblioteca--->Archivos. Podremos utilizar el nuevo filtro “Grupo Cliente”, que nos mostrará un desplegable para hacer selección por grupo:



Reportes Específicos

  1. Nuevo Agrupador

 

Ahora es posible agrupar por compañía dentro del reporte avanzado, esta funcionalidad la encontrarán en el modulo de Reportes--->Reportes Específicos , en la sección de avanzados ---> Reportes avanzados.

     2.  Nuevo Reporte de Producción 

Hemos incorporado un reporte de producción, al cual podremos acceder desde el modulo de Reportes-->específicos en el apartado de Profesionales--> Producción por periodo

Este nuevo reporte nos ayudará a visualizar horas trabajas, horas cobrables o el valor cobrado, permitiendo distinguir los siguientes filtros:
-Cliente
-Asunto
-Profesional
-Trabajado / Cobrable
-Mostrar Valores ($$) u Horas
-visualizar en distintas monedas
-Rango de Fechas

Con el objetivo de  ver, por ejemplo, la cantidad de  trabajo mensual  realizado para un cliente X, durante un periodo de tiempo, conociendo así la "productividad" por usuario. Ver imagen de ejemplo:

      3.    Nuevo reporte de antigüedad de deuda


 Hemos incorporado un reporte de antigüedad de deuda de cliente, al cual podremos acceder desde el modulo de Reportes-->específicos en el apartado de experimentales--> Reporte Antigüedad Dudas Clientes:

                            

Este nuevo reporte nos ayudará a visualizar cuan antigua es la deuda que mantiene un determinado cliente con nuestro estudio, permitiendo distinguir los siguientes filtros:

-Cliente
-Asunto
-Encargado Comercial
-Mostrar montos facturados /liquidados
-Mostrar Valores ($$) u Horas
-Visualizar por Grupo Cliente
-Visualizar por tipo de liquidación.

Con el objetivo de ver, por ejemplo,  la antigüedad de la deuda que tiene un cliente para un asunto determinado en rango de :
0-30 Días
31-60 Días
61-90 Días
91 + Días  
Ver imagen de ejemplo:

 ** Tanto el reporte de producción como el reporte de antigüedad de deuda se pueden exportar en formato Excel**

 

Mejora general en volumen de datos

Se optimiza el código del software, lo que mejora la rapidez de descarga de grandes volúmenes de datos, por ejemplo en el reporte de facturas:

(Gran numero de registros. Descarga demoró solo 5 segundos)

 

**Cualquier duda, observación o feedback respecto a este cambio, siempre nos puede escribir a soporte@lemontech.cl**

 

 

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